Kính gửi Toàn thể Cán bộ Nhân viên,
Nhằm thống nhất phương thức quản lý công việc, nâng cao tính minh bạch trong phối hợp và chấm dứt tình trạng dữ liệu phân tán, Ban Giám đốc quyết định chính thức đưa vào sử dụng Hệ thống Quản lý Công việc nội bộ Workspace.
Workspace sẽ từng bước thay thế Jira, Trello, Monday, Excel, Google Sheet và các hình thức theo dõi công việc phân tán khác.
Phạm vi và lộ trình áp dụng
Các mốc chuyển đổi chính thức trong toàn công ty
Toàn bộ dự án và công việc mới phát sinh phải được khởi tạo, giao việc và theo dõi trên Workspace.
Các hệ thống cũ như Jira, Trello, Monday và các công cụ liên quan chuyển sang chế độ Chỉ đọc. Công việc đang thực hiện phải được hoàn tất hoặc di chuyển sang Workspace trước thời hạn này.
Nguyên tắc chung
Một nguồn dữ liệu thống nhất cho mọi công việc
Workspace là nguồn thông tin chính thức để ghi nhận việc giao việc, tiến độ, kết quả bàn giao và nghiệm thu.
- Công việc có người chịu trách nhiệm, Deadline hoặc Deliverable phải được tạo thành task.
- Công việc phát sinh qua họp, điện thoại, email hoặc ứng dụng chat phải được cập nhật lên Workspace chậm nhất vào cuối ngày làm việc.
- Các trao đổi và file quan trọng phải được cập nhật trực tiếp vào task. Không nghiệm thu công việc chỉ qua kênh chat.
- Công việc lớn phải được chia thành task hoặc sub-task có thể theo dõi và nghiệm thu.
Thiết lập tài khoản
Bảo đảm tính chuyên nghiệp và khả năng nhận diện
- Cập nhật đầy đủ họ tên thật, phòng ban và chức danh.
- Sử dụng ảnh chân dung chính chủ, rõ mặt và phù hợp với môi trường làm việc.
- Không sử dụng ảnh thú cưng, hoạt hình, phong cảnh hoặc hình ảnh không thể nhận diện người dùng.
- Không sử dụng tài khoản của người khác hoặc chia sẻ tài khoản cá nhân.
Khởi tạo và quản lý dự án
Trách nhiệm của Leader và Project Owner
- Khởi tạo dự án đúng tên và đúng đơn vị phụ trách.
- Thêm thành viên chính xác vào đúng dự án, thiết lập vai trò và quyền truy cập phù hợp.
- Kịp thời xóa thành viên được thêm nhầm hoặc không còn tham gia dự án.
- Theo dõi task quá hạn, task bị chặn và task đang chờ duyệt.
- Kiểm tra activity log khi có cập nhật sai hoặc thay đổi bất thường.
- Không xóa task đã phát sinh. Task không còn thực hiện phải chuyển sang trạng thái Hủy và ghi rõ lý do.
Quy định khi tạo task
Cấu trúc thông tin chuẩn hóa và 7 trường dữ liệu bắt buộc
Mỗi task trên Workspace là một cam kết rõ ràng về trách nhiệm và kết quả đầu ra. Nhằm đảm bảo người nhận việc hiểu đúng phạm vi, người kiểm duyệt có căn cứ nghiệm thu và dữ liệu đo lường KPI chính xác, các task khởi tạo thường có 7 trường thông tin sau:
| Trường thông tin (Field) | Ý nghĩa / Diễn giải |
|---|---|
| Task Công việc | Tên công việc cụ thể, súc tích, bắt đầu bằng động từ hành động (VD: Thiết kế giao diện..., Soạn thảo báo cáo..., Sửa lỗi...). |
| PIC PIC | 01 người duy nhất chịu trách nhiệm chính về tiến độ và kết quả bàn giao (nguyên tắc Single Ownership, không để trống). |
| Reviewer Reviewer | Người kiểm duyệt, nghiệm thu công việc (Leader, PM hoặc người giao việc; không tự review task của chính mình). |
| Status Trạng thái | Trạng thái thực tế của công việc trên hệ thống (khi khởi tạo mặc định là Todo). |
| Deadline Deadline | Thời hạn chốt hoàn thành cụ thể (ngày, giờ), không để trống. |
| Priority Ưu tiên | Mức độ ưu tiên xử lý (Urgent, High, Medium, Low). |
| Note Ghi chú | Mô tả chi tiết, tài liệu đính kèm, đường dẫn liên quan và tiêu chí hoàn thành (DoD). |
Mọi task phải có duy nhất 1 PIC chịu trách nhiệm đầu cuối. Không giao việc cho nhóm chung chung.
Không có task nào được để trống Deadline. Không tồn tại khái niệm "làm khi nào rảnh".
Nghiêm cấm tạo task chỉ có mỗi tiêu đề cụt ngủn mà thiếu mô tả, link tài liệu hoặc tiêu chí DoD.
Definition of Done (DoD) là bản cam kết chất lượng đầu ra giữa PIC và Reviewer. Task chỉ được coi là hoàn tất khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trong DoD. Không sử dụng các mô tả cảm tính, mơ hồ không thể kiểm chứng.
- "Đã xử lý xong việc" / "Đã hoàn thành"
- "Đã fix bug thanh toán"
- "Đã gửi email cho đối tác"
- "Viết xong bài quảng cáo Facebook"
- "File Google Sheets tổng hợp chi phí tháng 8, đã chốt số dư với Kế toán và gửi link cấp quyền Comment cho Leader"
- "Đã merge PR #204 vào nhánh Staging, Unit Test pass 100%, đính kèm video test luồng thanh toán VNPay"
- "Đã gửi email báo giá theo mẫu v2, CC cho Trưởng phòng, đính kèm file PDF hợp đồng có chữ ký nháy"
- "Hoàn thiện 03 mẫu bài đăng chuẩn SEO kèm 03 ảnh 1200x628px tải lên thư mục Drive Marketing"
Quy trình cập nhật trạng thái
Trạng thái trên hệ thống phải phản ánh đúng thực tế
- Khi bắt đầu thực hiện, PIC chuyển task sang Đang thực hiện.
- Nếu không thể tiếp tục, PIC chuyển task sang Bị chặn và cập nhật nguyên nhân, người cần hỗ trợ cùng phương án xử lý.
- Khi hoàn thành công việc, PIC cập nhật đầy đủ kết quả, file hoặc đường dẫn bàn giao, thông báo Reviewer và chuyển task sang Chờ duyệt.
Thay đổi thông tin task
Mọi thay đổi quan trọng phải minh bạch và truy xuất được
- Không tự ý thay đổi Deadline, PIC, Reviewer, mức độ ưu tiên hoặc DoD nhằm tránh ghi nhận quá hạn.
- Mọi thay đổi phải ghi rõ lý do trong comment.
- Việc thay đổi phải có sự thống nhất của Leader hoặc người giao việc.
- Lịch sử thay đổi phải được lưu trong activity log.
- Không xóa comment, file bàn giao hoặc lịch sử liên quan đến nghiệm thu.
Trách nhiệm của các vai trò
Mỗi vai trò chịu trách nhiệm tại một điểm trong quy trình
- Chủ động theo dõi task được giao.
- Cập nhật tiến độ đúng thực tế.
- Báo Blocker ngay khi phát sinh.
- Bàn giao đầy đủ theo DoD và Deadline.
- Kiểm tra task ở trạng thái Chờ duyệt.
- Phản hồi cụ thể và có căn cứ.
- Chuyển sang Chỉnh sửa hoặc Hoàn thành.
- Không để task Chờ duyệt tồn đọng.
- Theo dõi tiến độ toàn dự án.
- Kiểm tra task trễ và bị chặn.
- Kiểm tra log khi có cập nhật sai.
- Nhắc nhở và xử lý vi phạm.